En viktig del i att driva ett företag inom kommunikation och marknadsföring är att kontrollera så att resultaten lever upp till ställda mål. För att hela tiden kunna följa upp, utveckla och säkra kvaliteten behöver du använda olika sorters system och rutiner. Med bra kontroll på vilken kvalitet ditt arbetsteam levererar kan du hela tiden styra verksamheten så att den går i rätt riktning.
Ett ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete är ett verktyg som ger dig möjlighet att hålla koll på organisationens aktiviteter. Du kan koppla samman allt som pågår i företaget och på så vis utvärdera löpande, tillsätta fler resurser och styra verksamheten. Ett lyckat kvalitetsarbete bör vara förankrat i organisationens alla nivåer, från ledningsgruppen till medarbetarna. Med ett ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete går det enklare och fortare att säkra alla processer och hålla igång dokumentationen.
Hög kvalitet viktigt
Det finns många fördelar med att ha en hög kvalitet i företagets processer. Du ser snabbt vilka effekter olika satsningar får och kan på så vis minimera ekonomiska förluster. Ekobrottsmyndigheten har skapat en checklista som ska användas av upphandlande kommuner, med målet att säkerställa att anlitade företag inte drivs via kriminella aktörer. Det är viktigt att vara uppmärksam på om det går att hitta flera företag med samma namn, eller om det saknas postadress. Ekobrottsmyndighetens manual nämner särskilt att oseriösa aktörer fuskar med kvalitet, arbetsmiljö och tillstånd. För att uppvisa hög trovärdighet vid förhandlingar är alltså en god kvalitet i verksamheten viktigt.
Olika sätt att höja företagets kvalitet
Företag som har jämställda ledningsgrupper har också bättre kvalitet, lönsamhet och går bättre överlag. Detta enligt företaget Almis årliga undersökning där de tar reda på jämställdheten i Sverige och hur den framskrider. Att införa ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete är ett annat sätt att utveckla verksamhetens kvalitet. Verktyget håller noga reda på organisationens aktiviteter, och de kopplas ihop så att förbättringsarbetet är kontinuerligt. Ett kvalitetsledningssystem behövs då det inte gör någon skillnad om din organisations kvalitet förbättras om du inte samtidigt kan visa på resultat. För att kunna uppvisa ett förbättrat resultat behövs siffror från det föregående året som det går att jämföra med.
Ett kvalitetsledningssystem behöver en noggrann grund där du tar reda på vilka processer som du behöver ta med, vilken detaljnivå som dokumentationen ligger på och hur aktiviteter, rutiner och nedbrytning av delprocesser ser ut. Utgå från dina kvalitetskrav som du själv definierat, överenskommelser och avtal, föreskrifter, lagar och krav samt certifieringar från intressenter.
Höj vinsten hos företaget
Förutom att höja företagets kvalitet så vill många också öka lönsamheten. Att höja priserna på produkter och tjänster med fem procent kan fungera, så länge produkterna håller samma höga kvalitet. Om medarbetarna också ger samma goda service blir inte kunderna bortskrämda av de något högre priserna, men lönsamheten ökar och därmed möjligheten att investera i förhöjd företagskvalitet. Du kan även minska kostnaderna genom att begära lägre priser hos leverantörerna eller byta ut dem helt. Att göra större inköp en gång per år samt att ta in praktikanter kan också dra ner på kostnaderna.
